Porządkowanie i archiwizacja dokumentów – materiały biurowe przydatne dla każdego

Segregatory i teczki na dokumenty

Nie tylko w biurze, ale również w domu trzeba porządkować powstające dokumenty. Obecnie stosy dokumentów niemalże nas zasypują. Wystarczy pomyśleć chociażby o ogromnej licznie papierowych potwierdzeń. Nierzadko są to dokumenty, których nie możemy tak po prostu wyrzucić, bo mogą okazać się jeszcze potrzebne. Dlatego trzeba zrobić wszystko, aby zachować w nich porządek. Idealnie nadają się do tego celu klasyczne teczki kartonowe A4, które mają gumkę oraz teczki wiązane. Pozwalają one na przechowywanie obok siebie dużej ilości dokumentów. Dają pewność, że wszystkie będą zgromadzone w jednym miejscu. (https://lobos.pl/organizacja-dokumentow/segregatory,cat226486.html)

Koszulki na dokumenty

Sięgnąć można również po koszulki groszkowe oraz koszulki krystaliczne. Nie mamy oczywiście na myśli tekstyliów. Są to specjalne folie, które mają format A4. Są przezroczyste, co sprawia, że po włożeniu w nie dokumentów widzimy napisany na nich tekst. Dokumenty w koszulce może zostawić w każdym urzędzie. Jest to obecnie bardzo powszechnie stosowana praktyka. Koszulki mają otwory umożliwiające ich wpięcie w segregator, czyli zeszyt z grubą okładką. Ma on specjalne metalowe wąsy,do których przypinamy koszulki. W ten prosty sposób można uzyskać całe księgi, w których bez trudu można gromadzić całe mnóstwo dokumentów.

Pozostałe artykuły biurowe

Aby porządkowanie dokumentów było jeszcze prostsze, warto sięgać po spinacze oraz dziurkacze. Pozwalają one na łączenie ze sobą wielu kartek bez najmniejszego wysiłku. Dostępne są również specjalne rozszywacze, z pomocą których można kartki rozłączyć w dowolnej chwili. Z pomocą dziurkaczy możliwe jest archiwizowanie dokumentów w rozmaitych skoroszytach oraz segregatorach. Wystarczy tylko zrobić dziurki w odpowiednim miejscu. Kartki papieru można również łączyć za pomocą zszywek. Podobnie jak spinacze są one zrobione z metalu. Nie nakłada się ich jednak na wybrane dokumenty, ale za pomocą zszywacza przebija papier. Zszywki nie umożliwiają wpięcia dokumentów w segregator, ale są niezastąpione wówczas, gdy jeden dokument obejmuje kilka lub kilkanaście kartek.

Zszywacze dostępne są w różnych rozmiarach, co sprawia, że z ich pomocą można zszywać ze sobą różną ilość kartek. Im większy zszywacz, tym więcej kartek można jednorazowo zszyć. Porządkowanie dokumentów, a tym samym organizację pracy istotnie ułatwiają skoroszyty. Dzięki nim dokumenty można gromadzić, a następnie zamykać we wspomnianych już segregatorach. W efekcie w dokumentach panuje porządek, który chroni przed zgubieniem istotnych dokumentów lub ich zawieruszeniem w nieodpowiednim miejscu.